Für die Verwaltung von Produktinformationen nutzen zahlreiche Unternehmen Zu den PIM - Softwares (Product Information Management). Zu den wichtigsten Vorteilen 1 einer solchen Software gehören: Verringerung des Fehlerrisikos bei Produktinformationen (74 %), Verbesserung der Kundenerfahrung (61 %), Reduzierung der Markteinführungszeit (58 %).
Wenn sich ein Unternehmen für eine PIM-Software entscheidet, muss es zunächst die verschiedenen Lösungen, die es auf dem Markt gibt, vergleichen. Das kann aufwendig sein und lange dauern.
Die erfolgreiche Umsetzung eines PIM-Projekts geht über einen simplen Vergleich der Funktionen hinaus. Das Unternehmen muss beim Vergleich weitere Kriterien berücksichtigen, die für eine erfolgreiche Umsetzung eines solches Projekts unabdingbar sind: Qualität und Verfügbarkeit des Supports, Autonomie in der Anwendung und Verwaltung des Tools, Schulungsangebot, Betreuung in allen Projektphasen...
Entdecken Sie die wichtigsten Kriterien für einen umfassenden und effektiven Vergleich von PIM-Softwares.
#Vergleich von PIM-Systemen: Treffen Sie eine erste Wahl
Bevor Sie bei einem Vergleich der PIM-Systeme weiter ins Detail gehen, sollten die wichtigsten Kriterien, nämlich „Kosten“ und „Funktionen“ zu einer ersten Auswahl führen.
#Vergleich der Funktionen
Um die Funktionen zwischen PIM-Systemen zu vergleichen, sollte man zunächst die wichtigsten Funktionen die wichtigsten Funktionen eines modernen und leistungsfähigen PIM-Systems identifizieren. Zudem sollten alle Funktionen bestimmt werden, die Ihre Teams für die tägliche Verwaltung von Produktinformationen benötigen.
Wenn alle diese Funktionen erfasst sind, sollten Sie diese nach ihrer Priorität ordnen: „unverzichtbar“, „nützlich“, „optional“... und jedes Kriterien gewichten. Bei der Analyse der Softwares können Sie jedem Kriterien eine Note zuteilen und die PIM-Systeme streichen, die Ihre Mindestbedingungen nicht erfüllen. Mithilfe dieser Einstufung finden Sie das PIM-System, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
#Kostenvergleich
„PIM Open Source“, „firmeneigenes PIM“, kostenlose Version“, „Kaufversion“… Für Unternehmen kann ein Kostenvergleich zwischen verschiedenen PIM-Systemen schnell zu Verwirrungen führen, insbesondere wenn es um „Open Source“ und „Unentgeltlichkeit“ geht.
Um die Kosten eines PIM-Systems richtig zu bewerten, sollte man seinen Gesamtwert einschätzen und dabei alle erfolgsabhängigen Elemente eines PIM-Projekts berücksichtigen: Kosten der Lizenz, Hosting und Betrieb der Lösung, Support, Schulung, Kosten der Umsetzung, wiederkehrende Kosten…
#Bewerten Sie die Kompatibilität des PIM-Systems mit Ihrem Informationssystem
Das PIM soll in das Informationssystem des Unternehmens integriert werden und mit verschiedenen Softwares interagieren (ERP, CRM, E-Commerce-Plattformen…). Daher sollten Sie die Kompatibilität jeder Lösung mit Ihrem Informationssystem bewerten und den Arbeitsaufwand bestimmen (Parametrierung, zusätzliche Entwicklungen, Betreuung..), der für eine erfolgreiche Integration erforderlich ist.
#Vergleich von PIM-Systemen: Nächster Schritt
PIM-Projekte sind komplex und stellen eine erhebliche finanzielle und menschliche Investition dar. Solche Projekte haben einen großen Einfluss auf die Organisation und den Alltag der Teams: Dauer der Aneignung der neuen Software, Änderungen der Arbeitsmethoden, Integration neuer Prozesse... Deshalb sollten Sie sichergehen, für Ihre PIM-Lösung einen zuverlässigen, kompetenten und verfügbaren Partner zu finden.
#Sich über potentielle PIM-Partner informieren
Der Partner, der für die Umsetzung des PIM-Projekts (der direkte Editor oder ein dritter Integrator) verantwortlich ist, muss gut und effizient mit Ihren Teams zusammenarbeiten können: Sprache des Austauschs, Zeiten der Verfügbarkeit, Kommunikationsmodi, Reaktionsfreudigkeit, Verständnis Ihrer Unternehmenskultur und Ihrer Einsätze...
#Rollen definieren
Bevor Sie sich mit einem Partner für eine PIM-Lösung einlassen, sollte ein Unternehmen eine klare und präzise Übersicht aller Akteure aufstellen, die am Erfolg eines solchen Projekt beteiligt sind. Es sollte sie identifizieren (Editor, Integrator, Community...) und für einen guten Ablauf des Projekts koordinieren (Parametrierung der Plattform, Integration, Schulungen für verschiedene Profile...) können.
Ein Unternehmen sollte zudem sofort zu Beginn an die Funktionsweise während der Produktion denken: die Personen identifizieren, die für Support, Hosting und Betrieb verantwortlich sind, Prozeduren analysieren (Antwortfristen, Verfügbarkeiten, Interaktionen mit dem Editor, Speicherungen, Prozeduren bei Nichtverfügbarkeit und/oder Panne...). Eine solche Analyse ist unverzichtbar und soll sicherstellen, dass die potentiellen Partner in der Lage sind, auf die Zwänge in Sachen Verfügbarkeit und Leistungsanforderungen zu antworten.
#Sicherstellen, dass man richtig betreut wird
Um den Erfolg eines PIM-Projekts zu garantieren, sollte das Unternehmen während der gesamten Projektdauer von einem leistungsfähigen Team betreut werden. Es sollte unbedingt einen seriösen Partner mit soliden Kundenreferenzen auswählen.
Zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners gehören: die Erfahrung (in Jahren), Kundenreferenzen und ihre Tätigkeitsbereiche, Vielfalt der Profile, die das Team bilden.. Sie sollten auch darauf bestehen, einige Kunden eines potentiellen Partners zu kontaktieren und nach seinen Erfahrungen fragen.
#Einen Machbarkeitsnachweis (Proof Of Concept – POC) verlangen
Würden Sie ein Auto kaufen, ohne eine Probefahrt zu machen? Bei einer Software ist es genauso: Sie sollten das Tool unbedingt ausprobieren, seine Ergonomie testen und die Funktionsweise überprüfen. Benutzen Sie dabei Ihre Produktdaten, denn die Demoversionen sind immer an jede Lösung angepasst. Sie können dann die Funktionsweise des PIM mit Ihren eigenen Daten überprüfen und die verschiedenen ausgewählten Lösungen vergleichen. Verlangen Sie vom Dienstleister einen Machbarkeitsnachweis, mit anderen Worten eine Vorparametrierung der Software mit Ihren eigenen Testdaten. Der Machbarkeitsnachweis muss dann in einer Demo-Umgebung, auf die Sie freien Zugriff haben, bereitgestellt werden. Der Machbarkeitsnachweis muss am Ende der Ausschreibung („Shortlist“-Phase) vom Dienstleister verlangt werden.
#Und nach der Auswahl?
Mit dem richtigen Partner und den richtigen Methoden haben Sie die ersten Zutaten, die für ein erfolgreiches Projekt erforderlich sind. Entdecken Sie hier, wie es weitergeht.
1 Ventana Research. Building a Business Case for PIM. ventanaresearch.com.