10 fonctionnalités essentielles pour un PIM

La prise en compte des enjeux autour de l'information produit est désormais déterminante pour rester compétitif. 98% des consommateurs¹ sont dissuadés de finaliser un achat si les informations produits sont erronées ou incomplètes.

Pour répondre efficacement à ces enjeux, de nombreuses entreprises ont désormais recours à un outil PIM (Product Information Management). S'il est bien choisi, le PIM peut être un réel allié de la stratégie marketing et commerciale.

Aujourd'hui, choisir un PIM est devenu un véritable challenge. Le PIM est un marché dynamique et en constante évolution. D'après une enquête de MarketsandMarkets, le marché du PIM était de 7 milliards de dollars² en 2019.

Pour choisir le meilleur PIM possible, il faut étudier attentivement et comparer chacun des meilleurs logiciels présents sur le marché en s'appuyant sur une grille d'analyse pertinente.

Découvrez 10 fonctionnalités essentielles dont doit disposer un PIM performant et moderne.

1. Interface ergonomique et intuitive

Le PIM est le référentiel produit central de l'entreprise. Utilisé au quotidien par les équipes Produit et Marketing, son interface doit bénéficier d'une attention particulière. Elle doit être claire, simple et conviviale pour rendre le travail des équipes agréable. Elle doit également leur permettre d'être rapidement autonome : prise en main facile, navigation intuitive, simplicité d'utilisation… Une approche orientée utilisateur (User eXperience ou UX) est essentielle pour exploiter tout le potentiel d'une solution PIM.

2. Modélisation et personnalisation

Chaque entreprise a ses caractéristiques propres : organisation des données, procédures de gestion, contraintes techniques et économiques… Organiser les processus de travail et structurer l'information produit peut rapidement devenir très complexe : gestion des fournisseurs, marques, gammes, collections, distributeurs, clients…

Pour y parvenir, il faut choisir un PIM entièrement paramétrable : structuration libre des données produit mais aussi de toutes les données associées, personnalisation des écrans de gestion, organisation des droits et rôles… Bien paramétré, le PIM permet de gérer un catalogue produit en fonction des besoins métiers et modéliser l'information sur différents niveaux.

3. Recherche et navigation

Pour retrouver facilement les informations au sein d'un référentiel volumineux, les utilisateurs doivent pouvoir bénéficier de fonctions de recherche rapides et évoluées (indexation « full-text », filtrage multicritères, organisation par arborescence multiples…) et de navigation simple et intuitive.

4. Champs calculés

Un PIM avancé est capable de travailler automatiquement l'information produit. À l'image des formules dans un tableau Excel, un PIM doit intégrer des fonctions de gestion de calcul pour manipuler les données de façon dynamique et effectuer des opérations automatiques : calcul de prix remisés, conversions, formatage des informations, concaténation de données, création de tableaux, affichage conditionnel, alertes automatiques…

5. Gestion des assets numériques

Pour les équipes Marketing et Produit, un logiciel de Digital Asset Management (DAM) est indispensable pour assurer la gestion des ressources numériques : stockage et classement de milliers de fichiers (photos, fichiers vidéos, sons, contenus marketing…), export dans différents formats, gestion des droits d'auteur, restriction d'utilisation…

Pour relier ces assets numériques aux informations produits, un PIM doit intégrer des fonctionnalités de Digital Asset Management et/ou disposer de connecteurs qui lui permettent d'interagir avec le DAM de l'entreprise.

6. Gestion des contextes

Pour maîtriser le Product eXperience Management (PXM), les équipes Produit et Marketing doivent pouvoir adapter les données produit pour qu'elles soient en cohérence avec le contexte.

Les fonctionnalités de gestion des contextes du PIM leur permettent de stocker et diffuser des informations adaptées à chaque canal, cibles et/ou pays sur tous les canaux de vente.

7. Gestion des traductions

Les fonctions de gestion des traductions sont essentielles pour gérer efficacement un environnement multilingue. Elles permettent d'optimiser les processus de traduction de tous les contenus : centralisation des projets de traduction, suivi de complétude multilingue, validation des informations traduites…

8. Workflow et droits

Les fonctionnalités de workflow et de validation sont centrales dans le choix d'un PIM. Elles permettent des gains très importants dans la qualité de l'information produit.

En entreprise, plusieurs contributeurs peuvent intervenir sur l'enrichissement des informations produits : marques, sites, entités, clients… Pour assurer une collaboration efficace, des fonctionnalités de contrôle et de validation sont essentielles pour organiser le travail entre plusieurs contributeurs. Un puissant système de workflow, permet d'organiser leurs droits et rôles. Résultat : chacun d'entre eux peut, selon ses droits, vérifier et corriger l'information produit avant diffusion sur les canaux de vente.

9. Supervision

Le PIM doit offrir une visibilité optimale sur l'état d'avancement de chaque page produit. Il propose pour cela des fonctions d'analyse de « complétude » qui étudient le bon remplissage des différentes informations. Idéalement, le PIM doit pouvoir gérer différentes règles de complétudes par rapport aux différents canaux de diffusion pour contrôler la qualité de l'information transmise. Cela permet aux utilisateurs d'agir rapidement et efficacement pour compléter ou corriger les caractéristiques qui sont incomplètes ou erronées.

10. Intégration dans le système d'information

Un logiciel de PIM (Product Information Management) doit être au centre du système d'information (SI) de l'entreprise. Pour cela, le PIM doit proposer des fonctionnalités qui lui permettent d'interagir avec d'autres solutions logicielles : ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), Fichiers dans différents formats (Excel, XML, Json…), site e-commerce, Marketplaces…

Ainsi, un PIM doit disposer de fonctions d'import et export paramétrables, d'une API par webservices pour permettre des échanges inter-applicatifs ou encore de connecteurs vers différentes applications (CMS, plateformes e‑commerce, Marketplaces, outils de mises en pages automatisées…).

Pour que le PIM s'intègre parfaitement dans votre SI, une une équipe d'experts est indispensable et doit vous accompagner sur toutes les phases du projet. Elle doit connaître les problématiques liées à votre secteur d'activité, vos contraintes et maîtriser parfaitement sa propre solution logicielle. À tout moment, elle doit pouvoir apporter des réponses pertinentes à vos besoins : paramétrage de la plateforme, procédures d'imports et d'exports, mise en place de connecteurs, développements spécifiques… Son rôle consiste également à conduire un changement dans les méthodes de travail et assurer sa pérennité : analyse de l'existant, cadrage du projet, communication interne, animation d'ateliers… Un tel accompagnement apporte une réelle valeur ajoutée : elle garantit le succès d'un projet PIM.

¹Chrum, A.10 Stats That Prove the Importance of Product Content for E-commerce [Infographic].
² MarketsandMarketsTM INC. Product Information Management Market worth $11.4 billion by 2024.