La mise en place d’un outil PIM s’inscrit dans une dynamique de refonte du référentiel produit et d’évolution du système d’information d’une entreprise.
Voici quelques conseils pour mener à bien ce type de projet.
#1- Faire l’état des lieux
Avant de vous lancer dans la construction d’un nouveau référentiel produit, il est important de prendre le temps d’analyser vos procédures internes et de votre modèle de données.
L’objectif est d’identifier les points de faiblesse, les tâches chronophages et les actions récurrentes de votre organisation actuelle à partir desquels vous allez pouvoir définir les besoins à satisfaire dans le cadre du projet PIM.
Cette phase préalable au projet vous permet de répertorier :
- les outils utilisés
- les flux et formats d’échanges de données
- les canaux à alimenter
- les échéances de production
Soyez à l’écoute de vos équipes et ne négligez aucune de leur remarques afin d’avoir la vision la plus large possible sur les difficultés rencontrées au quotidien et les axes d’améliorations.
#2- Définir le périmètre du projet
Il faut garder à l’esprit qu’un PIM n’est pas un ERP ou un CRM : même s’il centralise l’information produit, le PIM ne doit pas obligatoirement se substituer à tous les outils de votre système d’information. Une analyse préalable de votre organisation interne est nécessaire pour identifier précisément l’intérêt des différents outils et juger si l’usage qu’il en est fait dans l’alimentation du modèle de données doit être remis en cause. Il est parfois plus judicieux d’envisager des flux de communication entre ces outils et le PIM plutôt que de vouloir tout saisir directement dans le PIM. Imposer un nouvel outil à certains services peut s’avérer contre-productif si leurs méthodes de travail sont déjà efficaces avec les logiciels à leur disposition.
Définissez les responsabilités de chacun dans le nouveau modèle : qui renseigne quoi ? Quelles sont les dépendances entre les différents intervenants ? Etablissez les différents workflows de saisie et de validation des données afin de schématiser de manière claire et précise l’organisation globale de vos équipes.
#3- Mener le projet dans de bonnes conditions
#3.1 Être réaliste quant au temps à donner au projet
Repenser son système d’information et son référentiel produit ne veut pas forcément dire abandonner du jour au lendemain les méthodes et outils existants. Il est essentiel de prendre le temps nécessaire pour garantir une bonne transition entre l’ancien modèle et le nouveau. Par exemple, pensez à concevoir des flux d’échanges temporaires entre le nouveau système et celui existant pour vous permettre d’avancer dans la construction du référentiel produit tout en assurant les tâches du quotidien.
Privilégiez un fonctionnement par étape afin d’éviter le syndrome de l’Everest : il est plus gratifiant et moins angoissant d’avancer par étapes en atteignant des objectifs réguliers que devoir attendre la fin du projet pour commencer à tirer les bénéfices de la refonte de votre système.
Pour cela, appliquez les principes de la méthode Agile : identifiez des axes pertinents permettant de scinder le référentiel en différents lots itératifs, par exemple en traitant vos gammes de produit les unes après les autres ou en divisant le référentiel par regroupement logique d’attributs (d’abord les données techniques, puis les données marketing, etc.).
Commencez par des données simples à traiter (une structuration déjà existante dans un outil du SI, des données peu sensibles et sans échéances à court terme, etc.) avant d’attaquer les parties les plus complexes.
Une méthode qui a fait ses preuves est la mise en place d’une phase de « proof of concept » (POC). Le POC permet de tester la viabilité du projet à une échelle réduite auprès d’une équipe pilote avec un jeu de données partiel. Vous pourrez ainsi vérifier la viabilité du modèle et des nouvelles procédures avant d’étendre le projet à l’ensemble du périmètre.
Le principal avantage de ce mode de fonctionnement est de vous laisser la possibilité de revenir en arrière si nécessaire ou de revoir votre copie en cas de difficultés.
#3.2 Penser au bien-être des utilisateurs
Gardez à l’esprit que vos utilisateurs auront besoin de disponibilité pour mettre en œuvre le projet : aménagez le temps de travail des uns et des autres pour leur permettre de s’approprier le nouvel outil de manière progressive et éviter le sentiment de rupture trop brutale avec leurs anciennes méthodes de travail.
Entourez-vous d’« utilisateurs clés » qui serviront de sponsors auprès des équipes internes et faciliteront leur adhésion au projet. Il est plus aisé de répondre aux questions et aux inquiétudes des uns et des autres lorsqu’on partage le même quotidien.
Enfin, prenez conscience qu’un projet PIM n’a pas vraiment de « fin ». Capitalisez sur le retour d’expérience des utilisateurs et vos nouveaux besoins pour faire évoluer votre structure et/ou vos process de travail.