Pour gérer l'information produit, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel PIM (Product Information Management). Parmi les principaux bénéfices1 d'un tel logiciel : réduction du risque d'erreur sur l'information produit (74%), amélioration de l'expérience client (61%), réduction du time to market (58%).
Lorsqu'une entreprise souhaite s'équiper, cela demande un travail long et fastidieux pour comparer les différents PIM du marché.
Réussir un appel d'offre pour la mise en place d'un projet PIM impose à l'entreprise d'aller plus loin qu'une simple comparaison des fonctionnalités des différents PIM du marché (téléchargez un modèle de tableau d'appel d'offres PIM). Elle doit prendre en compte d'autres critères de comparaison indispensables pour garantir la réussite d'un tel projet : qualité et disponibilité du support, autonomie dans l'utilisation et l'administration de l'outil, formations proposées, accompagnement pendant toutes les phases du projet…
Découvrez les critères essentiels pour effectuer un comparatif complet et efficace des logiciels de PIM (Product Information Management).
#Comparatif PIM : faites une première sélection
Avant d'aller plus loin dans un comparatif de PIM, le « coût » et les « fonctionnalités » sont des critères de comparaison très importants pour faire une première sélection.
#Comparaison des fonctionnalités
Pour comparer les fonctionnalités entre différents PIM, il faut d'abord identifier les fonctionnalités essentielles d'un PIM moderne et performant. Il faut également identifier toutes les fonctionnalités dont les équipes ont besoin pour gérer quotidiennement l'information produit.
Une fois l'ensemble de ces fonctionnalités répertoriées, il est essentiel de les classer par ordre de priorité : « indispensables », « utiles », « optionnelles »… et pondérer chaque critère. Lors de l'analyse de chaque logiciel, vous pourrez ainsi attribuer une note pour chaque critère et éliminer les PIM qui ne remplissent pas les conditions minimums. Cette classification vous permettra de trouver le PIM qui répond le mieux à vos besoins.
#Comparaison des coûts
« PIM open source », « PIM propriétaire », « version gratuite », « version payante »… Sur le marché du PIM, les logiques économiques sont très variées. Pour les entreprises, comparer les coûts entre différents PIM peut rapidement devenir source de confusion, notamment entre « open source » et « gratuité ».
Pour bien évaluer le coût d'un PIM, il faut estimer son coût global en prenant en compte l'ensemble des éléments nécessaires au succès d'un projet PIM : coût de la licence, hébergement et exploitation de la solution, support, formation, coûts de mise en œuvre, coûts récurrents…
#Evaluez la compatibilité du PIM avec votre SI
Le PIM est amené à intégrer le Système d'Information (SI) de l'entreprise et échanger avec différents logiciels (ERP, CRM, plateformes e-commerce…). Il faut donc bien évaluer la compatibilité de chaque solution avec votre SI et déterminer la charge de travail (paramétrages, développements complémentaires, accompagnement…) qui sera nécessaire pour mener à bien cette intégration.
#Comparatif PIM : pour aller plus loin
Les projets PIM sont complexes et représentent un investissement financier et humain non négligeable. De tels projets ont un impact important sur l'organisation et le quotidien des équipes : temps d'appropriation du nouveau logiciel, changements dans les méthodes de travail, intégration de nouveaux processus… c'est pourquoi, pour votre solution PIM, il faut vous assurer de choisir un partenaire fiable, compétent et disponible.
#S'informer sur les partenaires PIM potentiels
Le partenaire en charge de la mise en place du PIM (que ce soit directement l'éditeur ou un intégrateur tiers) doit pouvoir travailler facilement et efficacement avec vos équipes : langue d'échange, horaires de disponibilité, modes de communication, capacité de réactivité, compréhension de votre culture d'entreprise et de vos enjeux…
#Définir les rôles
Avant de s'engager avec un partenaire solution PIM, une entreprise doit avoir une vision claire et précise de chacun des intervenants impliqués dans la réussite d'un tel projet. Elle doit pouvoir les identifier (éditeur, intégrateur, communauté…) et les coordonner pour le bon déroulement du projet (paramétrage de la plateforme, intégration, formations dispensées à différents profils…).
Une entreprise doit également réfléchir dès le début au fonctionnement en production : identifier les personnes en charge du support, de l'hébergement et l'exploitation, étudier les procédures (délais de réponse, disponibilités, interactions avec l'éditeur, sauvegardes, procédures en cas d'indisponibilité et/ou panne…). Une telle analyse est essentielle pour s'assurer que les partenaires potentiels sauront répondre à vos contraintes de disponibilité et exigences de performance.
#S'assurer d'être bien accompagné
Pour garantir le succès d'un projet PIM, une équipe performante doit accompagner l'entreprise tout au long du projet. Il est essentiel de sélectionner un partenaire sérieux avec de solides références clients.
Parmi les critères les plus pertinents à analyser pour sélectionner le bon partenaire: le nombre d'années d'expérience, les références clients et leurs secteurs d'activité, la variété des profils qui constituent l'équipe… Il est également conseillé de demander à être mis en contact avec quelques clients d'un partenaire potentiel pour bénéficier d'un retour d'expérience.
#Exiger un POC (Proof Of Concept)
Est-ce que vous achèteriez une voiture sans l'essayer ? Pour un logiciel, c'est la même chose : il est très important de pouvoir essayer l'outil, d'appréhender par vous-même son ergonomie et vérifier son bon fonctionnement. Pour un PIM, il faut le faire avec vos données produit car les cas de démo sont toujours adaptés à chaque solution. Vous pourrez ainsi vérifier le bon fonctionnement du PIM avec vos propres données et comparer réellement les différentes solutions sélectionnées. Exigez du prestataire qu'il réalise un POC (Proof Of Concept) c'est-à-dire un pré-paramétrage de son logiciel avec vos propres données de test. Le POC doit ensuite être mis à votre disposition sur un environnement de démonstration auquel vous aurez un accès libre. La réalisation d'un POC demande un effort de la part du prestataire, elle doit être imposée en fin d'appel d'offre (phase de « shortlist »).
#Et après la sélection ?
Avec le bon partenaire et les bonnes méthodes, vous avez les premiers ingrédients nécessaires à la réussite de votre projet. Découvrez comment les mettre en œuvre.
1Ventana Research. Building a Business Case for PIM. ventanaresearch.com.